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Seleccionar asesoría (Javier Donoso) |
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Una de las primeras decisiones que en materia de selección de proveedores debe tomar un emprendedor cuando comienza la creación de su empresa, es la elección de una asesoría. En esa elección influirá el papel que el emprendedor asigne a la asesoría, ya sea el asesoramiento en la constitución de la sociedad y la realización de los trámites necesarios para ello, ya sea ese asesoramiento además de todos los procesos posteriores (externalización de los servicios) relativos a contabilidad, gestión de personal, impuestos, etc., debiendo, por tanto, buscar aquella que le ofrezca, desde un principio, la variedad de servicios que va a necesitar.
Incluso en aquellos casos en los que por el tamaño de la nueva empresa ésta vaya a contar con el personal encargado de realizar las tareas anteriormente comentadas sería conveniente la contratación de asesoría de refuerzo, es decir, de un servicio de supervisión que sirviera de complemento a la labor realizada por el personal interno. Sería un departamento externo de apoyo a la gestión para todas las áreas (jurídica, laboral, fiscal, contable, económica) , o para algunas en concreto. La mayoría de las asesorías que cuentan con personal cualificado prestan este servicio a medida.
En la mayoría de los casos cuando se trata de la creación de pequeñas empresas éstas tienden a delegar todos los trabajos referentes a la administración de la empresa comentados anteriormente en una asesoría. De esta manera por una pequeña cantidad mensual obtienen todos los servicios que, de otra forma, tendrían un coste mucho más elevado al tener que contratar a varios trabajadores o en su defecto a uno ampliamente cualificado, con el consiguiente coste de personal, material y espacio, que excedería enormemente de lo cobrado por un despacho de asesores.
La decisión a la hora de contratar a un asesor suele estar condicionada por dos variables: precio y calidad del servicio.
- En lo que al precio se refiere, las variaciones de unas asesorías a otras pueden ser muy significativas, al igual que ocurre, por ejemplo, cuando se contrata a una empresa de reformas de viviendas. Seguro que más de una vez ha pedido presupuesto para cambiar el baño o ampliar el salón de su casa, encontrándose con presupuestos muy dispares. Seguramente un vecino le ha hablado de que conoce a alguien que es muy barato porque no está dado de alta, ni tampoco sus trabajadores y que por estar empezando está dispuesto a captar clientes ofreciendo precios muy bajos. El resultado final puede que haga bueno el dicho de 'lo barato es caro', porque al final cueste más repetir el trabajo o arreglar lo que se ha hecho mal que haber contratado al principio, con el que nos daba un presupuesto superior.
Pero no se trata de contratar lo más caro, sino de ser consciente que la mayor parte de las empresas ajustan sus costes para ser competitivos, y esa mayoría de empresas que lo hacen, entre las que se encuentran las asesorías, darán precios similares para servicios similares. En el término medio está la virtud y es ahí adonde deberíamos dirigirnos, ya que de ello seguramente dependerá el no incurrir en problemas innecesarios, y nos permitirá despreocuparnos de ciertos aspectos de la empresa confiando en que esta se encuentra en manos de profesionales.
¿Y cuándo podríamos aceptar unos honorarios más altos? Por ejemplo, en el caso de especialización. Supongamos que hemos constituido una Sociedad Cooperativa o Laboral. No todos los asesores conocen la problemática de este tipo de sociedades, por lo que sería aceptable pagar más por la experiencia en esa área. Pasaría lo mismo si quisiéramos contar con los servicios de un experto mercantil ya que hemos creado una Sociedad Anónima que cuenta con varios socios, entre ellos una empresa pública, en previsión de conflictos societarios. Otro caso sería el de una empresa que tenga un gran número de trabajadores, con alta rotación de contratos y se prevean conflictos frecuentes. Deberíamos contratar en este caso una asesoría con realice tramitaciones por medios telemáticos con el INEM y S. Social, para una gestión ágil del área de personal y, por supuesto, con un abogado con experiencia en procedimientos laborales.
También deberemos valorar un precio más alto si queremos experiencia. Una asesoría en la que sus profesionales cuenten con una experiencia de más de 10 años o 20 años no se puede comparar a otra, en la que las personas que le van a asesorar sean recién licenciados.
Por supuesto siempre existen excepciones y es posible correr el riesgo y que salga bien. Puede que le resuelvan los trámites obligatorios, si es que es eso todo lo que queremos, y funcione todo bien durante un tiempo. Pero seguro que en algún momento se necesitará consejo para decidir sobre una inversión, o se precisará contar con unos balances para obtener un préstamo bancario, o será de vital importancia conocer como deciden los juzgados de lo social ante una demanda de un trabajador por despido, o qué hacer ante una inspección y será entonces cuando arrepintamos de haber escogido el servicio más barato.
Puede darse el caso también de asesorías que le ofrezcan precios más bajos acompañados de menores servicios y, por tanto, de mayor implicación del cliente. Por ejemplo, se cobra menos pero las gestiones ante la Administración pública, o la llevanza de la contabilidad la hace el propio cliente a través de aplicaciones destinadas al efecto. Esta puede ser una solución temporal para los inicios de los emprendedores con falta de recursos, pero finalmente estarán abocados ampliar el alcance de los servicios.
Como comentaba en el párrafo anterior, para muchos emprendedores es conocido que cuando uno empieza con su empresa, con muchos costes y recursos limitados, vale todo a la hora de empezar. Si la disyuntiva se produce entre pagar el alquiler, o a un comercial o un software, que me permitirá vender más, el presupuesto destinado a asesoría queda relegado a un segundo plano. En ese caso cuatro consejos:
Si pedimos presupuesto a cinco asesorías para asesorar una pequeña SL, y tres nos dan 150 euros/mes, una 250 euros/mes y otra 60 euros/mes, nunca deberíamos escoger a esta última salvo que ese coste tan bajo estuviera justificado por la prestación de menores servicios o mayor implicación del cliente.
En caso de contratar servicios de asesoría de bajo coste, mantener siempre el control de los originales de la documentación, para que, en un futuro, cuando se abra la posibilidad de acceder a un servicio superior cambiar de asesores no conlleve pérdidas de documentación.
Exigir al menos titulación acorde con el trabajo a realizar: licenciados en económicas o empresariales, abogados, graduados sociales.
Ser precavido en caso de asesorías donde haya muchos socios y recién licenciados, ya que la experiencia indica, en todos los sectores, que las disputas entre los socios son muy habituales y es frecuente la disgregación con el reparto o intento de apropiación de la clientela. En el caso de asesorías y otras empresas de servicios profesionales, los perjuicios que ello conlleva para los clientes, son de especial importancia debido a la información privilegiada de que disponen.
- Respecto a la calidad ya hemos visto que es un concepto que puede ir ligado al precio. A mayor precio debemos exigir mayor calidad, pero en el caso de asesorías a menor precio debemos exigir siempre un mínimo de calidad, ya que en última instancia quien tiene la responsabilidad frente a las Administraciones y quien sufre las consecuencias de servicios defectuosos es el cliente.
Esa calidad debe venir reflejada en la correcta gestión de:
Trámites laborares: altas, bajas, finiquitos, contratos, procesos de AT, seguros sociales.
Trámites fiscales: tramitación de impuestos en plazo y de forma correcta.
Contabilidad: gestión documental trimestral como máximo, con revisiones periódicas de cuentas del mayor para detectar descuadres y errores en la comunicación de datos a Hacienda. Legalización de libros y depósito de cuentas anuales en plazo.
Asesoramiento en las distintas áreas: conocimiento de los impuestos, las opciones de financiación, las modalidades de contratación y los conflictos laborales, etc.
Comunicación ágil con el cliente: de nada sirve sacar un balance preparado para el banco, con el fin de renovar una línea de crédito, cuando se entrega un mes después de vencido el plazo.
En fin, estas serían algunas de las variables a tener en cuenta, aunque no todas. En conclusión diríamos que siempre tenemos que buscar un mínimo de calidad, y el precio a pagar por ella estará determinada por nuestro presupuesto y por los servicios que recibamos a cambio. Pero en ningún caso renunciemos a un mínimo de calidad que finalmente equivale a seguridad, al igual que no lo hacemos al contratar un seguro o los sistemas informáticos para la empresa.
[Javier Donoso]
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